Chi amministra condomini lo vede a ogni riunione: la differenza tra un'assemblea di tre ore e una di un'ora dipende da quanti condòmini arrivano avendo letto i documenti. Chi si è preparato fa due domande precise e ottiene due risposte precise. Chi non l'ha fatto apre discussioni che nessuno, quella sera, è in grado di chiudere. Questa guida ti mette nel primo gruppo.
Prima dell'assemblea: leggi la convocazione
L'avviso di convocazione deve arrivare almeno cinque giorni prima della data della prima convocazione, per raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, e deve indicare luogo, ora e un ordine del giorno specifico (art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile). Se la convocazione è omessa, tardiva o incompleta, la delibera può essere annullata su richiesta di chi è stato convocato male.
L'ordine del giorno conta più di quanto sembri: l'assemblea può deliberare solo sui punti che contiene. Se vuoi che si decida qualcosa, per esempio sostituire un impianto che si guasta di continuo, chiedi all'amministratore di inserirlo prima che parta la convocazione. Se la questione è urgente, almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio possono chiedere un'assemblea straordinaria.
Chiedi i documenti in anticipo
Non aspettare di vedere il rendiconto proiettato sul muro. Qualche giorno prima chiedi, per iscritto:
- il rendiconto dell'esercizio chiuso e il preventivo del nuovo;
- i preventivi dei lavori all'ordine del giorno, se ce ne sono;
- i contratti in scadenza: pulizie, manutenzione dell'ascensore, assicurazione;
- le fatture delle voci che ti sembrano strane.
Sulle fatture il diritto è chiaro: i condòmini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese (art. 1130-bis del codice civile). Se il tuo condominio ne ha molti, vale la pena proporre all'assemblea un sito internet del condominio: su richiesta dell'assemblea l'amministratore deve attivarlo, per permettere a tutti di consultare e scaricare i documenti decisi dalla delibera, con spese a carico dei condòmini (art. 71-ter delle disposizioni di attuazione).
Le domande sul rendiconto
Il rendiconto si approva ogni anno (art. 1135, n. 3). Ecco le domande che valgono sempre:
- Perché questa voce è aumentata? Confronta ogni voce con l'anno prima: un aumento importante deve avere una ragione precisa.
- Che cosa c'è dentro "varie" o "spese generali"? Le voci generiche sono quelle in cui si perdono i dettagli.
- Perché il consuntivo è diverso dal preventivo? Uno scostamento forte va spiegato, non solo registrato.
- Il saldo di cassa corrisponde al conto corrente? Le somme del condominio devono passare da un conto intestato al condominio, e ogni condòmino può chiederne la rendicontazione tramite l'amministratore (art. 1129, settimo comma).
- A quanto ammontano i crediti verso i morosi, e che cosa si è fatto per recuperarli? Salvo dispensa dell'assemblea, l'amministratore deve agire entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio (art. 1129, nono comma).
- Quali questioni sono ancora aperte? Contenziosi, sinistri, lavori non finiti: devono comparire nella nota sintetica esplicativa del rendiconto (art. 1130-bis).
- Il compenso dell'amministratore è quello indicato alla nomina? Il compenso va specificato in modo analitico al momento della nomina o del rinnovo (art. 1129, quattordicesimo comma): verifica che non compaiano voci aggiuntive non previste.
Le domande sul preventivo e sui contratti
Il preventivo è la base delle rate dell'anno (art. 1135, n. 2), quindi è lì che si decide quanto pagherai.
- Su cosa si basa? Consumi dell'anno scorso, contratti in essere, aumenti noti.
- Quali contratti scadono quest'anno? Per pulizie, manutenzioni e assicurazione chiedi se sono stati raccolti più preventivi e a quali condizioni.
- L'assicurazione del fabbricato è adeguata? Chiedi massimali, franchigie e i sinistri aperti nell'anno.
Lavori straordinari: cosa chiedere prima di votare
Quando all'ordine del giorno ci sono lavori straordinari, le domande sono più delicate, perché le cifre sono alte:
- Quanti preventivi sono stati raccolti, e sono confrontabili tra loro? Un capitolato uguale per tutte le ditte è il modo più semplice per confrontarli.
- Chi dirige i lavori, con quali tempi e con quali penali in caso di ritardo.
- Come si pagano. Per le opere di manutenzione straordinaria l'assemblea deve costituire obbligatoriamente un fondo speciale pari all'importo dei lavori; se il contratto prevede pagamenti a stato di avanzamento, il fondo può essere costituito man mano, per i singoli pagamenti (art. 1135, n. 4).
- Ci sono agevolazioni fiscali? Cambiano spesso: chiedi che vengano verificate da un professionista prima di contarci.
Ricorda che le maggioranze richieste cambiano a seconda del tipo di intervento (art. 1136): se hai dubbi, chiedi all'amministratore di indicare nel verbale la maggioranza necessaria e quella raggiunta.
Guasti e manutenzione: porta i fatti
È il punto in cui le assemblee si accendono di più, e quello in cui un elenco scritto vale più di mille parole. Porta:
- i guasti dell'anno, con le date della segnalazione e della riparazione;
- quelli che si sono ripetuti sullo stesso impianto;
- quanto sono costati, se li ritrovi nel rendiconto.
Chiedi anche quali interventi urgenti l'amministratore ha ordinato durante l'anno: la legge gli impone di riferirne alla prima assemblea (art. 1135, secondo comma).
Durante l'assemblea: deleghe, verbale, voto
- Deleghe. Se non puoi partecipare, puoi farti rappresentare con una delega scritta. Nei condomini con più di venti condòmini, un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore; e non si può dare la delega all'amministratore (art. 67 delle disposizioni di attuazione).
- Verbale. Chiedi che le tue domande, le risposte e la tua dichiarazione di voto siano scritte nel verbale. Il verbale finisce nel registro dei verbali delle assemblee, che l'amministratore deve tenere (art. 1130, n. 7): è l'unica memoria che resta.
- Se non sei d'accordo. Una delibera contraria alla legge o al regolamento di condominio può essere impugnata davanti al giudice entro trenta giorni: dalla data dell'assemblea per chi ha votato contro o si è astenuto, dalla comunicazione del verbale per chi era assente (art. 1137). In questi casi rivolgiti a un avvocato.
La checklist da portare
- Convocazione letta, con i punti su cui vuoi intervenire segnati.
- Rendiconto e preventivo, con le voci da chiedere evidenziate.
- Le fatture che hai chiesto di vedere, o la risposta dell'amministratore.
- L'elenco dei guasti dell'anno, con date e costi.
- Le domande scritte, in ordine di importanza.
- Le deleghe dei vicini che non possono venire, compilate e firmate.
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